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    【集萃網(wǎng)觀察】一、 報名

    不論出席者想?yún)⒓雍畏N會議，報名是第一步。網(wǎng)上報名可以讓出席者直接在網(wǎng)上填寫申請表，在網(wǎng)上瀏覽會議詳情，自動統(tǒng)計出席者人數(shù)，自動監(jiān)控財務(wù)交易。運(yùn)用網(wǎng)上報名數(shù)據(jù)庫的一個最大的優(yōu)點(diǎn)是能將所有報名資料都匯總在一起，使你擁有一個不斷更新而準(zhǔn)確的報告。如果你負(fù)責(zé)銷售，那么網(wǎng)上報名可使你將所有個人信息和會議提示發(fā)給不同的接收者。

    二、 住宿安排

    除了讓出席者報名外，你還應(yīng)該引導(dǎo)代表團(tuán)在網(wǎng)上預(yù)定旅店。 你可以把免費(fèi)團(tuán)體住宿安排應(yīng)用軟件、網(wǎng)上預(yù)定工具和你的報名數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來使用。不論在何種情況下，你都可以讓會議出席者根據(jù)具體人數(shù)在網(wǎng)上預(yù)定房間。利用網(wǎng)上住宿安排軟件的好處在于可以把所有住宿安排信息都儲存在一個在線數(shù)據(jù)庫中，及時監(jiān)控住宿安排情況，并可以提前幾個月或幾個星期根據(jù)定房情況的變化及時調(diào)整住房安排結(jié)構(gòu)。

    三、 旅行

    在有些情況下，你可以讓你的會員在網(wǎng)上做旅行安排。如果參加者能夠在網(wǎng)上預(yù)定機(jī)票，那么機(jī)票預(yù)定系統(tǒng)應(yīng)該自動將打折率考慮在內(nèi)。這種旅行預(yù)定業(yè)務(wù)可以是免費(fèi)提供的，或是與網(wǎng)上報名和網(wǎng)上預(yù)定房間系統(tǒng)相結(jié)合。相反，有些公司開始把旅行預(yù)定功能結(jié)合起來為會議報名服務(wù)。這樣，公司可以為它的所有員工集中管理機(jī)票和房間的預(yù)定，使其更好地符合公司相關(guān)政策，精確地統(tǒng)計公司會議和旅行支出，更有效地同旅行社溝通。

    四、 選址和RFP工具

    許多年來，人們都是通過網(wǎng)絡(luò)軟件尋找旅店或會議地點(diǎn)并提交詳細(xì)要求。

    如今，有些旅店搜索引擎已經(jīng)加入了具體日期內(nèi)的指定地址的打折信息。最新的選址和RFP工具添加了為參加小型會議而及時預(yù)定房間和會議地點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。你可以輸入要求，了解價格和詳情，若符合要求，可立即預(yù)定。

    五、 預(yù)算和綜合成本

    你可以用一系列的網(wǎng)上預(yù)算工具來計算展會支出。有些預(yù)算工具可以讓你對包括出席者住宿和旅費(fèi)在內(nèi)的基本支出做到心中有數(shù)，而有些則能讓你了解所有支出。在大多數(shù)情況下，預(yù)算申請可以幫助你比較預(yù)算和實(shí)際成本。最復(fù)雜的預(yù)算工具是用來幫助公司管理和監(jiān)督整個會議舉辦進(jìn)程的。

    六、 會議營銷

    會議組織者無須建立自己的網(wǎng)站，而直接利用軟件服務(wù)提供商（ASP），通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器來建立自己的會議站點(diǎn)，宣傳推廣即將舉行的會議。ASP提供一系列的服務(wù)。適用于展會組織者的服務(wù)有：為出席者提供會議信息、會議簡介，上載標(biāo)題和圖標(biāo)，為會議出席者提供日程安排。根據(jù)日程安排，你的代表團(tuán)可以制定出自己想要出席的會議列表。這種會議軟件應(yīng)和網(wǎng)上報名和網(wǎng)上預(yù)定房間相結(jié)合。

    七、 發(fā)言人

    如果你想邀請一大批人在會議上發(fā)言，可以考慮利用網(wǎng)絡(luò)軟件安排發(fā)言進(jìn)程。這種工具可以允許發(fā)言者在網(wǎng)上填寫報名表，注明詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容。然后，、由一個評委會對這些內(nèi)容進(jìn)行評估。最后，被選中的論文上載到會議推廣站點(diǎn)，讓出席者了解發(fā)言人及其要演講的論文。

    八、 展會營銷

    交易會推廣軟件可以幫助展會組織者建立一個站點(diǎn)，向參展者和參觀者推銷自己的展會。你可以用這個工具來宣傳你的展會給客戶帶來的益處，鼓勵買主報名。出席者可以瀏覽準(zhǔn)參展者的展位安排、展品清單、參展時間表，并可了解賣主的詳細(xì)情況�？偠�言之，與你的展會相關(guān)的團(tuán)體會通過你的站點(diǎn)了解所有展會情況。