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論預算及成本控制

集萃印花網(wǎng) 2008-09-28

    【集萃網(wǎng)觀察】提前計劃

    應為未來全年的參展項目進行計劃和準備。為此，應設定可變通適用于多種場合、多種需求、可部分或全部地多次應用的通用展位模塊化系統(tǒng)。
與行業(yè)協(xié)會聯(lián)合參展

    集體參展對于小型公司或首次參展公司是非常有效的參展模式，這種模式不僅有利于控制成本，而且能獲得理想的參展效果。
考慮標準展位套餐

    許多展會主辦機構都向有一定展位裝修要求的參展商提供多種標準展位解決方案，其中涉及從家具、地毯到電力及能源供應等大多數(shù)展位設施，能幫助您簡化展位搭建預算過程，因此是一種非常有效的成本控制手段。

    制定詳細預算表

    根據(jù)您的參展目標，進行實施任務細分，然后估算各項成本。其中，應盡量縮減預算規(guī)模，但務必確保涵蓋所有可能的支出項目，同時應對各支出項目增加約10％的預算余量。

    記錄支出

    根據(jù)預算持續(xù)記錄各項開支，并集中記錄所有采購訂單及發(fā)票。隨時檢討造成超支的原因，不斷提高將來計劃及預算的效率及效力。

    及時反饋所有表格逾期訂單及最后時刻的更改往往可能導致額外支出。

    參展不僅止于展位

    切忌將所有預算都集中于展位設計建設（盡管這是一種常見錯誤），應分配出足夠資源用于參展宣傳推廣、人員培訓與維持及展會后活動（如電話營銷、直郵等跟進銷售行為）。
選擇可靠的展位設計公司

    如果您決定不采用標準展位方案，應選擇確實有能力按時、按預算完成任務的設計公司。為此，您可以聯(lián)系相關展會工程承包商協(xié)會索取設計公司名單，并向候選公司過往客戶了解設計公司的服務記錄。

    直接聯(lián)系展位搭建承包商

    參展商直接與展位搭建承包商聯(lián)系通常能更節(jié)省成本，尤其是在模塊化展位設計中，因為許多承包商都會在整體展位搭建服務中免費提供設計咨詢服務。
利用免費宣傳機會

    正面的媒體編輯報道是對公司的最佳宣傳形式之一，而且是免費的。因此，應認真撰寫媒體發(fā)布材料，并在適當?shù)臅r機向展會公關代理機構及相關行業(yè)媒體傳達。

    珍惜使用銷售資料

    不要在展位向所有觀眾發(fā)放昂貴的銷售資料。應制作簡裝版本資料作普通發(fā)放用途，而精裝版本資料則專門針對那些有真正購買意向的觀眾。

    緊縮控制開支

    在項目開始階段明確規(guī)定公司將負擔哪些開支。除按參展項目期限向員工預付一定標準的餐費及業(yè)務交際費補貼外，所有正當超支部分應由當事人按規(guī)定進行事后報銷。此外，每日展會閉館后應將展位上的酒水及電話等物品及設施妥善鎖存。

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