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會議期間使用的印刷品
集萃印花網(wǎng)  2009-07-23

    【集萃網(wǎng)觀察】會期間使用的印刷品視各主辦單位預(yù)算及需要而制作,基本上節(jié)目手冊友標牌一定不能少。

    (一)大會節(jié)目手冊(program)

  與會者抵達會場報到時所領(lǐng)取到由大會制作關(guān)于本次會議所有議程、活動及相關(guān)訊息的一本節(jié)目手冊,對與會者來說,這本冊子提供所有有關(guān)本次會議他(她)需要知道及想知道的資料與訊息,因此制作這本冊子需要足夠時間及詳細正確的資料,方能滿足與會者及所有相關(guān)工作人員所需,畢竟這本冊子所包含的內(nèi)容正呈現(xiàn)了會議籌辦者所有籌備工作的成果。

    1.大會logo及名稱。

    2.手冊名稱。

    3.日期、時間及地點。

    4.主辦單位。

    5.大會標語或主題。

    內(nèi)容:

    1.時間、日期和地點。

    2.會議名稱。

    3.主辦單位及協(xié)辦單位或指導(dǎo)單位。

    4.大會籌備委員會名單及秘書處。

    5.會議主題。

    6.會議主席歡迎詞。

    7.貴賓賀詞。

    8.開幕典禮程序表。

    9.會議日程表。

    10.演講人名字、職稱、演講題目、演講地點、發(fā)言人名字。

    11.大會相關(guān)資訊,如報到時間/地點、茶點供應(yīng)時間、秘書處開放時間等。

    12.社交節(jié)目介紹。

    13.旅游/眷屬節(jié)目介紹。

    14.會場平面圖。

    15.展覽攤位平面圖。

    16.展覽廠商及展品介紹。

    17.停車場及收費情形。

    (二)其他印刷項目  

    會議期間需要很多相關(guān)印刷品,如果預(yù)算許可,應(yīng)該盡早規(guī)劃需要的項目,才可及早作業(yè)。

    名牌:為與會者識別證,作用于進出會場、展覽場,也用于社交場合彼此交談辨認之用。有些主辦單位為使會場不要太混亂,事先將名牌寄給已報名的與會者,但大部分于會場報到時領(lǐng)取

   印制名牌可依照大會的CIS去作整體設(shè)計,內(nèi)容有大會名稱(logo)、日期、地點,然后可用不同顏色區(qū)分各種身分,如:貴賓、演講人、與會者、工作人員、眷屬等。記住要提早一點設(shè)計印刷名牌,因為要安排足夠時間將名字打上去,同時印刷數(shù)量要控制好,以免屆時有些顏色印太多,而有些卻不夠用。

   與會證書/感謝狀:通常與會者會希望在出席一個國際會議后,能由主辦單位頒發(fā)一張出席證明,也就是與會證書,除了證明他(她)有參與這個盛會之外,還是值得留存的一個紀念,所以很多主辦單位會花心思好好設(shè)計這張證書。證書上有大會名稱/Iogo、時間/地點及證明某人參與此次會議,最后由主辦單位負責(zé)人簽名。

   感謝狀不一定需要,但如果要感謝特別邀請的發(fā)言人或一些對大會有貢獻的個人/單位或團體,可以印制感謝狀頒發(fā)給他們。格式設(shè)計與證書差不多,只是內(nèi)容文字不同而已。如果經(jīng)費足夠,也由主辦單位特別制作獎牌贈送給這些人。

   晚宴邀請卡、餐券:設(shè)計一份大會專屬精美的晚宴(酒會)邀請卡,不僅加深與會者及邀請貴賓的印象,也會提高會議的隆重性,讓被邀請的人有受重視的感覺。

   如果大會有提供午餐或需要付費的晚宴,最好印制簡單的餐券給與會者,一來可以讓與會者知道在何處用餐,二來也可使主辦單位控制人數(shù)與結(jié)賬之用。

    (三)論文摘要集/與會者名冊

  一般學(xué)術(shù)會議才會需要印制論文摘要集,特別是醫(yī)學(xué)會議。其封面設(shè)計與節(jié)目手冊大致相同,內(nèi)容則是將論文摘要一篇一篇加以編號后編排進去。

  與會者名冊大部分會議不會印制,但也有些會議的傳統(tǒng)是會將報名者的姓名/單位/地址/國家編印成冊,當(dāng)作一份資料給與會者參考留存。

    來自:會展人家

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